สหรัฐอเมริกาได้ตระหนักถึงความสำคัญของการลดกระดาษมานานแล้ว ข้อพิสูจน์ก็คือได้มีการตรากฎหมายว่าด้วยการลดกระดาษขึ้นบังคับใช้ เหตุผลสำคัญที่ทำให้ต้องคำนึงเรื่องเรื่องนี้ไม่ใช่เพราะกระดาษเป็นแต่เพียง ภาระให้บริษัทหรือหน่วยงานต้องแบกรับในด้านงบประมาณสำหรับจัดซื้อ และ สถานที่สำหรับจัดเก็บเท่านั้น แต่การใช้กระดาษกันอย่างฟุ่มเฟือยยังเป็น ตัวถ่วงประสิทธิผลของตนเองและของประเทศด้วย

การใช้กระดาษมากไปทำให้เราต้องเสียเวลากับกระดาษวันหนึ่ง ๆ เป็นจำนวนไม่น้อย ในกรณีของพนักงานขายซึ่งใช้เวลาจดบันทึกมากไป ก็จะไม่มีเหลือเวลาสำหรับให้บริการแก่ลูกค้า และการจดบันทึกนั้นก็ไม่จำเป็นด้วยเพราะรายการขายได้รับการบันทึกไว้ในระบบ QRMS อยู่แล้ว ประเด็นที่ทำให้พนักงานขายเป็นห่วงก็คือข้อมูลการขายของตนจะผิด เรื่องนี้ไม่ต้องห่วงเพราะรายละเอียดการขายของพนักงาน ทุกคนถูกจัดเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์อยู่แล้วโดยเฉพาะถ้าหากพนักงานใช้งานระบบอย่างถูกต้อง ดังนั้นถ้าหากเกรงว่าข้อมูลจะตกหล่น พนักงานจะต้องบันทึกข้อมูลอย่างรอบคอบ และจะต้องรายงานความผิดปกติทันทีที่ตรวจพบ ถ้าหากพนักงานขายคนใดยัง ใช้ระบบไม่คล่องก็จะต้องฝึกปฏิบัติและถามพนักงานรุ่นพี่ให้เข้าใจวิธีใช้อย่างแท้จริง เพียงแค่นี้ข้อมูลการขายของพนักงานก็จะสมบูรณ์

สำหรับพนักงานสำนักงาน ขอให้สังเกตการใช้กระดาษว่าวันหนึ่ง ๆ เราได้ใช้อะไรมากน้อยแค่ไหน จำเป็นหรือไม่ พนักงานบางคนควรเปลี่ยนมาใช้อีเมล์ส่งบันทึกข้อความแทนการใช้กระดาษ เมื่อพิมพ์ข้อความหรือจดหมายลงในคอมพิวเตอร์แล้วให้ตรวจอ่านทางจอภาพ และ แก้ไขให้เรียบร้อยก่อนพิมพ์ออกทางเครื่องพิมพ์ อย่าด่วนพิมพ์บนกระดาษแล้วนำมาแก้เพราะจะสิ้นเปลืองกระดาษมากเกินไป ก่อนถ่ายเอกสารก็ควรถามตัวเองก่อนว่าจำเป็นหรือไม่ หากไม่จำเป็นก็ไม่ต้องถ่าย และหากจำเป็นต้องถ่ายก็ให้ถ่ายสองหน้าแทนที่จะถ่ายหน้าเดียว ในกรณีที่มีกระดาษทิ้งแล้วที่ใช้เพียงหน้าเดียวก็ควรนำกลับมาใช้ใหม่

หน่วยงานขนาดใหญ่มักจะต้องจัดพิมพ์รายงานการขาย รายงานบัญชี รายงานการเงินจำนวนมากมายลงบนกระดาษต่อเนื่องขนาดกว้าง 15 นิ้ว กระดาษเหล่านี้มีคุณภาพดีกว่ากระดาษถ่ายเอกสารธรรมดา ดังนั้นจึงย่อมจะแพงกว่ากระดาษทั่วไปมาก แต่ข้อเท็จจริงที่หลายคนอาจจะแปลกใจก็คือ ผู้ที่ได้รับรายงานที่พิมพ์บนกระดาษต่อเนื่องเหล่านี้จำนวนมากอาจจะไม่เคยอ่านรายงานเหล่านั้นเลย ดังนั้นศูนย์คอมพิวเตอร์น่าจะต้องลองทบทวนการจัดทำรายงานของโปรแกรมต่างๆ เป็นระยะ ๆ ว่าได้มีการนำรายงานที่พิมพ์ออกมาไปใช้จริงหรือไม่ หากไม่ได้ใช้ก็น่าจะเปลี่ยนมาเป็นการใช้จอภาพแสดงรายงานต่าง ๆ แทน จะเป็นการประหยัดกระดาษไปได้ปีละมาก ๆ ทีเดียวแหละครับ

เมื่อเราช่วยกันลดกระดาษจนเป็นนิสัยแล้ว เราก็จะทำให้สำนักงานของเราปราศจากกระดาษรกรุงรัง และทำให้โลกของเราน่าอยู่มากขึ้นเพราะไม่ต้องตัดต้นไม้มาทำกระดาษให้เราใช้ทิ้ง ๆ ขว้าง ๆ อีกต่อไป แน่นอนเรายังไม่สามารถทำให้โลกไร้กระดาษได้เพราะอย่างน้อยเราก็ยังต้องใช้กระดาษชำระ แต่สำหรับการทำธุรกิจแล้วขอให้เราช่วยกันลดการใช้กระดาษที่ไม่จำเป็นลงให้มาก ๆ หน่อยก็แล้วกัน