เอกสารสำหรับงานโครงการมีความสำคัญอย่างไร ไม่จัดทำขึ้นได้ไหม

เอกสารต่าง ๆ ที่กล่าวถึงข้างต้นนั้นเป็นหลักฐานสำคัญยิ่งที่แสดงว่า บริษัทหรือหน่วยงานทำงานอย่างเป็นระบบมากน้อยแค่ไหน หากไม่มีเอกสารกำกับ ทีมงานก็ไม่ทราบว่าอะไรคือตัวเนื้องานที่จะต้องจัดทำขึ้น เนื้องานนี้เราเรียกว่า Statement of Work (SOW) และจะต้องจัดทำขึ้นเพื่อใช้ในการกำกับงานพัฒนาระบบให้ได้ผลลัพธ์ตามที่ต้องการ การติดต่อสื่อสารกับลูกค้าหรือผู้ใช้ก็เช่นกัน เรามักจะมีปัญหาสำคัญในเรื่องการโต้แย้งว่าเราจะทำอะไร และลูกค้าต้องการทำอะไรอยู่เสมอ นั่นเป็นเพราะความไม่เข้าใจกันระหว่างการสื่อสารพูดคุย ดังนั้นหากได้เขียนเรื่องที่ตกลงกันไว้เป็นเอกสารชัดเจน ปัญหานี้ก็จะผ่อนคลายลง เหลือเพียงแต่ทีมงานจะต้องทำให้ลูกค้าเข้าใจกระบวนการและต้องยอมรับเอกสารที่จัดทำขึ้นเท่านั้น

ในการประเมินระดับวุฒิความสามารถของบริษัทนั้น ผู้ประเมินจะขอดูเอกสารว่ามีหรือไม่ และเอกสารนั้นมีเนื้อหาอะไร ส่วนที่เป็นเนื้อหานี้ไม่ได้ดูว่าทำถูกหรือผิด แต่ดูว่าได้ทำไปถูกต้องตามหลักการหรือไม่ เช่นในการวางแผนงานโครงการนั้น จำเป็นจะต้องบันทึกไว้ด้วยว่า การที่กำหนดให้ใช้เวลาออกแบบซอฟต์แวร์รวม 8 manmonths นั้น ได้มาอย่างไร ถ้ากำหนดขึ้นลอย ๆ โดยไม่มีที่มาที่ไปก็ไม่ใช่การทำงานที่มีวุฒิภาวะ

ในด้านการทำงานประจำวันก็เช่นกัน หัวหน้าโครงการจะต้องบันทึกการสั่งงานและติดตามผลเอาไว้อย่างเป็นระบบ โดยเฉพาะ Key Process Area ที่สำคัญอย่างหนึ่งของระดับ 2 ก็คือ Software Process Tracking and Oversight ดังนั้นหากไม่จัดทำเป็นเอกสารไว้ให้ตรวจสอบ ก็จะบอกไม่ได้ว่าได้ทำงานถูกต้องหรือไม่

ด้วยเหตุนี้เองจึงสรุปได้ว่า เอกสารต่าง ๆ เป็นเรื่องจำเป็นมาก และจะต้องจัดทำขึ้นให้ครบถ้วนตามหลักการ ไม่จัดทำไม่ได้