สวัสดีปีใหม่ครับ
ในวารดิถีขึ้นปีใหม่ 2551 นี้ ผมขออาราธนาคุณพระศรีรัตนตรัย และสิ่งศักดิ์สิทธิ์ทั้งหลาย ช่วยดลบันดาลให้ผู้สนใจติดตามอ่านบทความของผม ตลอดจนมิตรสหาย และ ศิษย์ทุกคน ประสบแต่ความสุข ความเจริญ มีสุขภาพดีเยี่ยมทั้งกายและใจ คิดสิ่งใดในทางที่ดีที่ชอบก็ขอให้ได้สมความปรารถนาตลอดไป
ในช่วงเวลาสามเดือนที่ผ่านมา งานของผมยุ่งมากจนกระทั่งไม่ได้มีโอกาสเขียนเรื่องอะไรเป็นชิ้นเป็นอันนัก คงมีแต่เพียงบทความสั้น ๆ ที่ส่งให้นิตยสารสองฉบับ แต่แค่นั้นก็ยังถูกทวงแล้วทวงอีก และยิ่งทวงก็ยิ่งทำให้คุณภาพของข้อเขียนของผมด้อยลงไปตามลำดับ ผู้ที่อ่านบทความที่ไม่ค่อยเข้าท่าของผมในระยะหลังนี้ก็คงจะได้รู้สึกถึงเรื่องนี้กันบ้างแล้ว
งานหลักของผมในเวลานี้คือการไปเข้าประชุมในหน่วยงานต่างๆ จนกระทั่งผมกลายเป็นผู้ประกอบอาชีพเข้าประชุมไปแล้ว และผมก็พบว่าผู้ประกอบอาชีพนี้จำนวนมากก็คือ ผู้ที่เกษียณอายุแล้วนั่นเอง คิดในทางหนึ่งก็ดีเหมือนกันที่ทำให้คนที่เกษียณแล้วมีรายได้เพิ่มมากขึ้นอีกหน่อย และ ทำให้คนที่ปฏิบัติงานในหน่วยงานต่างๆได้รับข้อคิดเห็นและเสนอแนะที่ดีและมาจากประสบการณ์ของผู้อาวุโส
อย่างไรก็ตามเมื่อคิดในอีกทางหนึ่ง ผมเห็นว่าเรากำลังสร้างปัญหาระยะยาวให้แก่หน่วยงาน เพราะทำให้หน่วยงานไม่สามารถปฏิบัติงาน หรือ แก้ปัญหาได้ด้วยความคิดเห็นของตนเอง ต้องคอยพึ่งพาอาศัยคนที่เกษียณอายุแล้ว ไปๆมาๆแม้แต่ผู้บริหารระดับสูงที่อายุใกล้ 60 แล้ว ก็ต้องคอยฟังความเห็นจากที่ปรึกษา หากเป็นแบบนี้ต่อไปเรื่อยๆ ผมคิดว่าหน่วยงานต่างๆ จะไม่สามารถสร้างวุฒิภาวะให้ตนเองได้ และจะทำให้หน่วยงานของเราไม่สามารถขับเคลื่อนประเทศไทยให้แข่งขันกับประเทศอื่นได้
ผมอยากเห็น หน่วยงานมีทั้งผู้บริหารและพนักงานที่มีความสามารถสูงในขณะที่ยังมีอายุน้อย แต่กล้าตัดสินใจ และบุคลากรจะต้องเริ่มสร้างและสะสมประสบการณ์เอาไว้ตั้งแต่อายุยังน้อย ไม่ใช่จะทำอะไรก็ต้องคอยถามผู้สูงอายุกว่าทุกครั้ง และนั่นนำไปสู่ความจำเป็นที่ทุกหน่วยงานจะต้องพัฒนาตนเองให้เป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้หรือ Learning Organization
ผมพบว่าหลายหน่วยงานที่ผมได้เข้าไปเป็นกรรมการอยู่ในเวลานี้เริ่มมีแนวทางการพัฒนาที่ดีขึ้น ยกตัวอย่างเช่น สภาวิจัยแห่งชาติ ซึ่งแต่เดิมมานั้นขับเคลื่อนด้วยการรอฟังความคิดเห็นของกรรมการสาขาต่างๆ จนกระทั่งข้าราชการและเจ้าหน้าที่ดูเหมือนจะเป็นแต่เพียงผู้ปฏิบัติงานตามคำสั่งไปวันๆ นั้น บัดนี้ได้เกิดความกระฉับกระเฉงผิดหูผิดตา ข้าราชการเริ่มเรียนรู้งานวิจัยอันเป็นหน้าที่หลักของหน่วยงานมากขึ้น และเริ่มคิดสร้างสรรค์งานใหม่ๆเป็นมากขึ้นโดยไม่ต้องรอถามกรรมการ ผมคิดว่านี่เป็นนิมิตที่ดีมาก และสมควรที่หน่วยงานทั้งหลายควรศึกษาเป็นแบบอย่าง จริงอยู่ยังมีงานอีกมากที่จะต้องผลักดันต่อเพื่อให้สภาวิจัยมีความเข้มแข็งและเป็นองค์กรแห่งการเรียนรู้ แต่ผมเชื่อว่าเรามาถูกทางแล้ว ซึ่งเรื่องนี้ก็ต้องขอให้เครดิตแก่ท่านเลขาธิการคนปัจจุบัน คือ ดร. อานนท์ บุณยรัตเวช ด้วย
ผมเองอยากเห็นข้าราชการและพนักงานในหน่วยงานใดๆก็ตาม รู้งานอันเป็นหน้าที่หลักของหน่วยงานเป็นอย่างดี อย่างเช่นในสภาวิจัยนั้น ผู้ปฏิบัติงานทุกคนจะต้องรู้ว่างานวิจัยคืออะไร ทำไปเพื่ออะไร มีประโยชน์อย่างไร มีขั้นตอนอย่างไร ฯลฯ ขอย้ำว่าทุกคนครับ แม้แต่คนขับรถก็ต้องรู้เรื่องนี้บ้าง เพื่อที่จะได้ตระหนักถึงความสำคัญในหน้าที่ของตนว่ามีความสำคัญต่อประเทศอย่างไร
จากการเป็นกรรมการในหน่วยงานหลายๆ แห่ง ผมพบว่ามีปัญหาสามัญอยู่หลายด้าน ซึ่งผมจะยกขึ้นมาอธิบาย เพื่อให้ท่านผู้อ่านลองเปรียบเทียบกับหน่วยงานของท่านเอง แล้วช่วยกันคิดหาทางแก้ไขเพื่อให้ปีใหม่นี้เป็นจุดเริ่มต้นที่ท่านจะช่วยสร้างสิ่งใหม่ๆให้แก่หน่วยงานของท่านได้ ปัญหาเหล่านี้ คือ
- ข้าราชการและพนักงาน ไม่รู้จักงานที่ตนเองรับผิดชอบดีนัก ผมรู้สึกแปลกใจที่ผู้ปฏิบัติงานในหน่วยงานหลายแห่งไม่ใคร่สนใจต่องานในหน้าที่ ไม่ได้พยายามขวนขวายศึกษาและปรับปรุงงานให้ดีขึ้น เคยทำงานนั้นมาอย่างไรก็ทำไปเรื่อยๆ โดยไม่คิดจะปรับแก้ข้อบกพร่อง งานจำนวนมากที่นำเสนอมาถึงมือกรรมการบริหาร เป็นงานที่ผิดพลาดอย่างไม่น่าเชื่อบ้าง, ทำผิดขั้นตอนบ้าง, รายละเอียดของงานไม่ครบบ้าง, ขาดข้อมูลประกอบบ้าง เมื่อนำมาสู่ที่ประชุม ก็ไม่สามารถจะพิจารณาได้ ทำให้เรื่องนั้นต้องล่าช้า เกิดความเสียหาย ในเรื่องนี้ ผมจึงขอเสนอแนะว่า ผู้ปฏิบัติงานทุกคน จะต้องศึกษางานในหน้าที่ของตนให้เข้าใจชัดเจนว่ามีวัตถุประสงค์อย่างไร, มีเป้าหมายอย่างไร, ขั้นตอนที่ถูกต้องคืออะไร, กระแสงาน (การสัมพันธ์เกี่ยวข้องกับผู้อื่นด้วยการรับและส่งข้อมูลหรือเอกสาร) เป็นอย่างไร, มีอะไรต้องตัดสินใจบ้าง และ การตัดสินใจนั้นจะต้องคิดอย่างไรจึงจะถูกต้อง
- ข้าราชการและพนักงาน ไม่รู้จักใช้ข้อมูลประกอบในการปฏิบัติงาน ส่วนใหญ่แล้วมักจะใช้แต่เพียงเรื่องที่ตนรู้จัก หรือได้รับคำสั่งมาให้ทำ ไม่พยายามคิดว่างานนั้นควรใช้ข้อมูลอะไรประกอบบ้าง ผมขอเสนอแนะให้ผู้ปฏิบัติงานพยายามคิดว่างานของตนนั้นจะวัดผลสำเร็จได้อย่างไรเป็นข้อมูลสำคัญอันดับแรก ถ้ายังคิดไม่ออกก็ลองนึกว่าถ้าหากเราจะเปรียบเทียบหน่วยงานของเรากับหน่วยงานแบบเดียวกันในต่างประเทศ แล้วเราบอกได้ว่าเราดีกว่าเขานั้น เราวัดด้วยอะไร นี่ก็คือเรื่องที่ทาง กพร. พยายามผลักดันให้กลายเป็น KPI ในปัจจุบัน, ต่อมาก็คือการปฏิบัติงานนั้นจะต้องตัดสินใจอะไรบ้าง และ การตัดสินใจนั้นจะต้องใช้ข้อมูลอะไร, ต่อมาอันดับที่สามก็คือดูว่าการปฏิบัติงานของเราแต่ละเรื่องนั้นใช้เวลานานเท่าใด และ มีต้นทุนในการทำงานมากน้อยเพียงใด
- ข้าราชการและพนักงาน ไม่เข้าใจการใช้ไอที และ ไม่พยายามจะใช้งานไอทีให้เป็นประโยชน์ในงานของตน เรื่องนี้เป็นเรื่องใหญ่ที่น่าเห็นใจ เพราะหน่วยงานส่วนใหญ่แล้วขาดนักไอที และไม่สามารถพัฒนางานไอทีให้ดีหรือมีประสิทธิภาพได้ แต่หลายหน่วยงานที่มีนักไอทีพอที่จะพัฒนางานไอทีได้ก็กลับไม่ทำ และไม่ได้ใช้เวลาในการพัฒนาบุคลากรให้มีความสามารถในการใช้ไอทีให้ดีขึ้น เรื่องนี้ต้องกล่าวโทษผู้บริหารระดับสูงซึ่งก็ยังไม่เข้าใจไอที และไม่รู้จักใช้ประโยชน์จากไอที ผมเสนอแนะว่า ผู้ปฏิบัติงานทุกคนต้องพยายามศึกษาว่างานของตนนั้นจะใช้ไอทีให้เป็นประโยชน์มากขึ้นได้อย่างไร, ผู้ที่ใช้ไอทีเป็นอยู่แล้วก็ต้องศึกษาว่าจะปรับปรุงการใช้ให้ดีขึ้นได้อย่างไรด้วย หากการปรับปรุงนั้นเหลือวิสัยที่จะทำได้เอง ก็ต้องเสนอความต้องการให้หน่วยงานทราบ เวลานี้ผมรู้สึกว่าการพัฒนาไอทีในหน่วยงานต่างๆ ต้องรอให้ผู้บริหารระดับสูงสั่งทั้งนั้น ถ้าหากผู้ปฏิบัติงานทุกระดับพยายามคิดและเสนอแนะงานที่ควรมีขึ้นไปให้ผู้บริหารทราบและอนุมัติแล้ว การใช้ไอทีก็จะดีขึ้น สำหรับในกรณีที่หน่วยงานไม่มีบุคลากรนั้น ผมเสนอว่า อาจจะต้องพัฒนาผู้ที่มีหน่วยก้าน และสนใจไอทีให้มาช่วยงานด้านนี้ และผมเชื่อว่าในหน่วยงานต่างๆต้องมีคนที่มีหน่วยก้านด้านนี้บ้างแหละครับ แต่ต้องหาให้พบว่าเป็นใคร
- ข้าราชการและพนักงาน ยุคใหม่มีจุดอ่อนในการสื่อสาร และ แสดงความคิดเห็น ซึ่งผมเชื่อว่าเป็นผลมาจากการที่กระทรวงศึกษาธิการในอดีตได้เน้นให้ออกข้อสอบแบบปรนัยมากเกินไป เวลานี้ผู้ที่เขียนหนังสือราชการรวมทั้งเอกสารรายงานต่างๆ ได้ดีนั้นมีน้อยมาก บางครั้งผมอ่านแล้วรู้สึกหงุดหงิดว่าเขาเขียนออกมาได้อย่างไร ผมเชื่อว่าการสื่อสารด้วยภาษาเขียนนั้นเป็นเรื่องที่สำคัญพอๆ กับภาษาพูด หรืออาจจะสำคัญยิ่งกว่าเพราะเป็นเครื่องมือในการติดต่อให้ผู้อื่นทราบว่าเราต้องการอะไร ถ้าหากเราสื่อสารไม่ตรงกับเรื่องที่เราต้องการจะบอกเขา เราก็จะไม่ได้รับสิ่งที่เราต้องการ ผมเสนอแนะว่า ในปีใหม่นี้ ผู้ปฏิบัติงานทุกคนควรศึกษาวิธีการเขียนและการสื่อสารความคิดออกมาเป็นตัวหนังสืออย่างจริงจังมากขึ้น จุดอ่อนของเราก็คือเราไม่ชอบเขียน ดังนั้นเราต้องแก้ด้วยการหัดเขียนทุกวัน (แต่อย่าเขียนแบบอีเมล เพราะการเขียนอีเมลแบบที่เขียนกันอยู่เวลานี้มีรูปแบบสั้นๆไม่เป็นทางการ ยิ่งเขียนอีเมลมาก ยิ่งทำให้ความสามารถในการสื่อสารอย่างเป็นทางการด้อยลง) ลองหัดเขียนย่อเรื่องที่เราประชุมวันนี้, เขียนรายละเอียดคำสั่งที่ได้รับจากหัวหน้าออกมาเป็นข้อๆ ให้ชัดเจนว่าเขาต้องการให้ทำอะไรบ้าง, หัดเขียนรายละเอียดของงานที่เราทำทุกวันให้เป็นขั้นเป็นตอน, หัดเขียนคำอธิบายเทคโนโลยีที่เราสนใจ ฯลฯ
- ข้าราชการและพนักงาน รวมทั้งคนทั่วไป มีความเห็นที่ผิดเกี่ยวกับการเรียนรู้อยู่หลายอย่างด้วยกัน อย่างแรกก็คือคิดว่าการเรียนรู้นั้นมีวันจบสิ้น คือจบเมื่อได้รับปริญญาแล้ว เราจึงใช้คำว่า "จบการศึกษา" ความจริงแล้ว การศึกษาไม่มีวันจบหรอกครับ เราต้องเรียนรู้เรื่องต่างๆตลอดเวลา แต่วิชาความรู้นั้นมีมากเหลือเกิน เราต้องเลือกเอาว่าจะเรียนรู้อะไรจึงจะเหมาะสมกับเวลาที่เรามีอยู่ ผมเสนอว่าให้เราเรียนรู้อยู่สามเรื่อง เรื่องแรกก็คือเรียนรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติงานตามหน้าที่และความรับผิดชอบของเรา เรื่องที่สองก็คือเรียนรู้เกี่ยวกับงานอดิเรกของเรา ไม่ว่าจะเป็นการเล่นกีฬา, การสะสมแสตมป์, การเลี้ยงสัตว์, การท่องเที่ยว ฯลฯ และ เรื่องที่สามก็คือเรียนรู้ในเรื่องศาสนาผมเสนอแนะว่า เราควรเริ่มที่การเรียนรู้อย่างแรกก่อน เพราะนั่นเป็นเส้นทางที่จะทำให้เราก้าวหน้าในการงานอาชีพได้ เราอาจเรียนรู้ได้จากการอ่านตำรับตำรา, วารสารและนิตยสาร, ค้นหาเนื้อหาที่น่าสนใจผ่านอินเทอร์เน็ต ฯลฯ แต่ไม่ว่าจะใช้วิธีใด เราจะต้องฝึกหัดบันทึกเรื่องที่เราได้เรียนรู้เอาไว้ ไม่ใช่อ่านให้ผ่านตาแล้วก็จบ ต่อจากนั้นเมื่อได้บันทึกแล้ว เราก็ควรพิจารณาว่าจะนำความรู้นั้นมาใช้ประกอบ หรือปรับปรุงการทำงานของเราให้ดีขึ้นไปได้อีกอย่างไร และสุดท้าย เราต้องคิดต่อไปว่า เราจะแบ่งปันความรู้นั้นให้แก่ผู้อื่นในหน่วยงานของเราได้อย่างไร
- ข้าราชการและพนักงานจำนวนมากในเวลานี้ล้วนแล้วแต่ประกาศว่าจะปฏิบัติตามที่พระบาทสมเด็จพระเจ้าอยู่หัวของเราได้ทรงแนะนำไว้ในเรื่องเศรษฐกิจพอเพียง เรื่องนี้มีความหมายหลายอย่าง และมีแนวมองหลายมิติ แต่ผมขออนุญาตกล่าวถึงสักหนึ่งมิติ นั่นก็คือเรื่อง "ความประหยัด" เวลานี้ผมรู้สึกว่าหน่วยงานต่าง ๆ ของเรายังไม่ค่อยประหยัดกันมากนัก ไฟฟ้าและพลังงานก็ประหยัดกันในแบบเฮโลกันไปชั่วครั้งชั่วคราว หรือในขณะนี้เรากำลังวิตกเรื่องโลกร้อน เราก็พูดเรื่องนี้มากขึ้นแต่ไม่ได้ใส่ใจจริงจังนัก ผมคิดว่าเรื่องเศรษฐกิจพอเพียง, พลังงาน และ โลกร้อน นั้นมีส่วนเกี่ยวข้องกัน และเราอาจจะสร้างแนวทางปฏิบัติที่สอดคล้องกับเรื่องทั้งสามนี้ได้ นั่นก็คือแนวทางปฏิบัติแบบประหยัดผมขอเสนอแนะวิธีการประหยัดไว้หลายวิธีหน่อยดังนี้
- เลิกบริการน้ำชากาแฟ และขนมในการประชุมต่างๆ ที่ไม่ใช่การสัมมนา ผมเชื่อว่าการประหยัดแบบนี้จะทำให้ดีต่อสุขภาพของผู้เข้าร่วมประชุมด้วย
- ใช้กระดาษให้น้อยลง ผมพบว่าการใช้คอมพิวเตอร์ในการพิมพ์เอกสารนั้นทำให้เราต้องเปลืองกระดาษมากขึ้น เพราะต้องพิมพ์ออกมาแก้ไข ดังนั้นควรฝึกหัดการตรวจสอบการพิมพ์บนหน้าจอ ก่อนที่จะพิมพ์บนกระดาษ นอกจากนั้นทุกคนควรได้รับการฝึกอบรมให้รู้จักการใช้โปรแกรมต่างๆ รวมทั้งการพิมพ์อย่างถูกต้อง ที่สำคัญคือ ต้องพยายามลดกระดาษที่ใช้ในการประชุมลงด้วยการสรุปเรื่องบางเรื่องให้ย่อๆ และจับประเด็นสำคัญเท่านั้นมาเสนอ
- ใช้ไฟฟ้าและแสงสว่างให้น้อยลงด้วยการลดจำนวนหลอดที่ไม่จำเป็นลง และ ลดชั่วโมงการใช้เครื่องปรับอากาศลง
- ลดการเดินทางที่ไม่จำเป็นลงด้วยการเปลี่ยนไปใช้โทรศัพท์, อีเมล และ การประชุมทางไกล (ซึ่งหน่วยงานหลายแห่งมี) ผู้บริหารและผู้ปฏิบัติงานหลายคนคิดว่า การทำงานร่วมกันโดยไม่ไปพบด้วยตนเองนั้นเป็นการไม่สุภาพ แต่ในยุคนี้ ผมคิดว่าเราควรเริ่มเปลี่ยนแนวคิดนี้ได้แล้ว
เป็นอันว่าปีใหม่นี้ผมได้กล่าวสวัสดีค่อนข้างยาวหน่อย เพื่อให้เป็นคำแนะนำสำหรับการแก้ไขพฤติกรรมองค์กร และ พฤติกรรมส่วนตัวสำหรับปีใหม่นี้
แล้วพบกันใหม่ในเร็วๆนี้ครับ ผมหวังว่าวันหยุดสี่วันคงจะมีเรื่องเขียนมาให้อ่านได้อีกหลายเรื่อง เนื่องจากไม่ต้องไปประชุมที่ไหนครับ
