สวัสดีครับ

        ช่วงนี้ผมงานเยอะมากจนไม่มีเวลาที่จะคิดและเขียนเรื่องน่าสนใจมาให้ท่านผู้สนใจเว็บของผมได้อ่าน. เวลาส่วนใหญ่ของผมนั้นหมดไปกับการเข้าประชุมพิจารณาเรื่องราวต่างๆ ของหน่วยงานหลายแห่ง รวมทั้งของประเทศโดยรวมด้วย. การประชุมนั้นแต่ไหนแต่ไรมาผมเห็นเป็นเรื่องน่าเบื่อ และยอมรับว่าบางครั้งผมก็นั่งหลับไปบ้างเวลาคนช่างพูดเล่าเรื่องอะไรยืดยาว. แต่ในช่วงหลังนี้ผมค้นพบวิธีที่จะทำให้การประชุมต่าง ๆ น่าสนใจ และกลายเป็นความรู้สำหรับผมได้มากขึ้น.

        เทคนิคที่ใช้ก็เป็นเรื่องง่ายๆ ที่ทุกคนทำได้ และเป็นเรื่องที่ธรรมดาสามัญที่เราควรทำอยู่แล้ว. แต่ส่วนใหญ่แล้วเราก็ไม่ได้ทำ. เหตุผลที่ไม่ทำก็ย้อนกลับไปสู่ข้ออ้างเดิม: คือไปเห็นว่าการประชุมเป็นเรื่องไร้สาระและน่าเบื่อมาก.

        ผมเข้าประชุมในสองสถานะ คือเป็นประธานหรือ เป็นกรรมการในการประชุม. ผมมีความตั้งใจว่า เมื่อผมเป็นประธานการประชุมเรื่องใดผมจะต้องพยายามทำให้การประชุมนั้นเสร็จตามกำหนดหรือก่อนกำหนดให้ได้. ผมไม่ยอมให้ใช้เวลาเกินที่กำหนดไว้เพราะจะทำให้เสียเวลาผู้เข้าร่วมประชุม. การจะทำเช่นนี้ได้ ผมต้องทราบวาระการประชุมครบถ้วนก่อน. ต่อจากนั้นผมจะพิจารณาว่าแต่ละวาระจะมีการพิจารณากว้างขวางหรือยืดยาวเพียงใด แล้วจึงกำหนดเวลาคร่าวๆ สำหรับแต่ละวาระ. เมื่อครบแล้วก็รวมเวลาทั้งหมดว่ามากเกินกว่าช่วงเวลาที่กำหนดไว้หรือไม่. ถ้ามากเกินกำหนด (เช่น 1 หรือ 2 ชั่วโมง) ผมก็ต้องพิจารณาว่าจะลดเวลาลงได้หรือไม่. ถ้าลดไม่ได้ ก็ต้องดูใหม่ว่าจะโยกย้ายวาระบางเรื่องออกไปพิจารณาในการประชุมคราวหน้าได้หรือไม่. ประเด็นก็คือต้องกำหนดวาระให้สอดคล้องกับเวลา และต้องกำหนดระยะเวลาสำหรับการประชุมแต่ละวาระเอาไว้ในใจ. เมื่อถึงเวลาประชุมก็ต้องพยายามกำกับการประชุมให้การพิจารณาแต่ละวาระเสร็จตามกำหนดให้ได้.

        สำหรับในกรณีที่ผมเข้าประชุมในฐานะกรรมการนั้น ผมคงไปควบคุมท่านประธานไม่ได้. ดังนั้นผมก็ต้องทำใจว่าจะต้องเสียเวลาไปมากหากการประชุมนั้นได้ประธานซึ่งกำกับดูแลการประชุมไม่เป็น. ยิ่งถ้าการประชุมนั้นมีกรรมการซึ่งพูดมาก หรือพูดไม่ค่อยประเด็นมาก ๆ ด้วยแล้ว, การประชุมก็จะยิ่งยืดเยื้อออกไปอีก. ดังนั้นจึงช่วยไม่ได้ที่ผมจะต้องนำเอกสารน่าสนใจอื่น ๆ เข้าไปนั่งทำงานในห้องประชุมแทน (วิธีนี้ หลายคนก็ใช้เหมือนกัน แต่แน่ละครับว่าไม่ใช่มารยาทที่ดีนักสำหรับการประชุม).

        ถึงตรงนี้ก็คงมีคำถามว่า เราจะทำอะไรได้บ้าง ถ้าหากการประชุมน่าเบื่อ

        คำตอบก็คือ: แรกสุดเราต้องเข้าใจว่า การประชุมนั้นมีวัตถุประสงค์สำคัญอยู่สามแบบ. แบบแรกคือแจ้งให้เราทราบข้อมูลข่าวสารต่าง ๆ ที่เป็นเรื่องทั่ว ๆ ไป. แบบที่สอง เป็นการชี้แจงแนวทางปฏิบัติงานต่าง ๆ ที่ผู้เข้าร่วมประชุมจะต้องทำตาม หรือเป็นการอธิบายเรื่องต่าง ๆ ที่ต้องการให้ผู้เข้าร่วมประชุมทราบ. และ แบบที่สาม เป็นการให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้มีส่วนพิจารณาแก้ไขปัญหา, กำหนดแนวทางการปฏิบัติงาน, การอนุมัติเรื่องสำคัญ, และการลงมติในเรื่องต่าง ๆ.

        เมื่อเราเข้าใจวัตถุประสงค์ของการประชุมนั้นแล้ว เราต้องใช้เวลาพิจารณาวาระที่กำลังประชุมอยู่นั้นว่าเป็นเรื่องอะไร เข้าข่ายการประชุมแบบไหน. ถ้าเป็นเรื่องแจ้งเพื่อทราบก็จดบันทึกหรือจำเอาไว้. ถ้าเป็นเรื่องการชี้แจงแนวทางการปฏิบัติ ก็ต้องพิจารณาว่าแนวทางนั้นชัดเจนหรือไม่, จะปฏิบัติตามแนวทางนั้นได้หรือไม่, หากทำแล้วจะได้ผลตามที่ระบุไว้หรือไม่, มีความเสี่ยงอะไรหรือไม่, มีปัญหาอุปสรรคอะไรบ้าง, การปฏิบัติงานต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้างและขณะนี้เรามีอยู่หรือไม่, มีการตรวจสอบอย่างไร, และ จะต้องรายงานให้ใครทราบเกี่ยวกับผลการปฏิบัติงาน. การบังคับตัวเองให้คิดเรื่องเหล่านี้จะทำให้เราไม่เบื่อ และ ยังช่วยให้เราเข้าใจเนื้อหาที่กำลังรับฟังอยู่นั้นได้ดี. ระหว่างที่เราพิจารณาอยู่นั้น เราก็ต้องฟังการอภิปรายของผู้เข้าประชุมอื่น ๆ ด้วยว่าเขาพูดถึงเรื่องอะไร. เรื่องนั้นตรงประเด็นหรือไม่ตรงประเด็น. ถ้าหากเห็นว่าเรื่องนั้นมีสาระน่าสนใจก็ให้จดบันทึกสิ่งที่กรรมการท่านนั้นพูดลงไว้ในสมุดบันทึกทันที. โดยวิธีนี้ ทุกครั้งที่เราเข้าประชุม เราจะได้รับ "ความรู้" จากการประชุมเพิ่มมากขึ้น และ ความรู้นั้นก็ไม่ได้หายไปไหน จะยังคงอยู่ในสมุดที่เราบันทึกเอาไว้นั่นเอง.

        ในกรณีที่วาระนั้นเป็นวาระพิจารณา ซึ่งกำหนดให้กรรมการต้องพิจารณาเพื่อลงมติที่เกี่ยวข้องกับเรื่องนั้น, เราจะต้องใช้เทคนิคที่แตกต่างออกไปอีกหลายอย่าง. ผมจะลองแบ่งหัวข้อย่อยออกไปดังต่อไปนี้.

        ในการพิจารณาเพื่อแก้ปัญหานั้น เราต้องพิจารณาเนื้อหาให้เข้าใจก่อนว่า ปัญหานั้นคืออะไร. การแก้ปัญหาที่ผิดพลาดส่วนใหญ่คือการแก้ที่อาการ ไม่ได้แก้ที่สาเหตุ. เมื่อสาเหตุของปัญหายังไม่ได้รับการแก้ไข ปัญหานั้นก็จะเกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำอีกได้. เทคนิคในการหาสาเหตุก็คือเทคนิคที่เรียกว่า 5Why คือการตั้งคำถามว่า "ทำไม" ซ้ำหลาย ๆ ครั้ง. ยกตัวอย่างเช่น ในช่วงนี้อากาศทางภาคเหนือมีควันจากไฟป่าปกคลุมมาก เราอาจตั้งคำถามต่อเนื่องกันไปดังนี้:
        ถาม ทำไมจึงเกิดไฟป่า?
        ตอบ เพราะชาวบ้านจุดไฟเผา.
        ถาม ทำไมชาวบ้านจุดไฟเผา?
        ตอบ เพราะชาวบ้านต้องการไม่มีที่ดินเพาะปลูก จึงต้องเผาป่าให้มีเนื้อทีเพิ่ม.
        ถาม ทำไมชาวบ้านไม่มีที่ดินเพาะปลูก
        ตอบ เพราะมีคนไปกว้านซื้อที่ดินและให้ราคาดี หรือ เพราะที่ดินเดิมเพาะปลูกใช้ไม่ได้

        จากคำตอบข้างต้นนี้เราจะเริ่มเห็นว่าสาเหตุเริ่มแยกออกเป็นสองทาง. ต่อไปเราก็ตั้งถามคำถามต่อเนื่องจากทั้งสองทางนี้ไปอีก จนกว่าจะพบต้นเหตุจริง ๆ ของปัญหา.

        ระหว่างประชุมนั้นถ้ากรรมการหรือผู้เข้าร่วมประชุมไม่ทราบรายละเอียด เราก็คงจะตั้งคำถามสาวไปถึงต้นเหตุไม่ได้. จึงต้องพิจารณาหาสาเหตุโดยการพิจารณาหรือช่วยกันอภิปรายค้นหา. เมื่อทราบต้นเหตุแล้ว ก็ต้องพิจารณาหยิบยกแนวทางแก้ปัญหาหลาย ๆ ทางขึ้นมาวิเคราะห์ความเป็นไปได้. กำหนดผลดีผลเสียของแต่ละแนวทาง. กำหนดเงื่อนไขในการเลือกแก้ปัญหา แล้ว จึงเลือกแนวทางการแก้ปัญหานั้น.

        การประชุมเพื่อพิจารณากำหนดแนวทางการปฏิบัติงานต่าง ๆ นั้น แนวคิดก็เหมือนกับการแก้ปัญหา. ข้อแตกต่างก็คือ เป็นปัญหาที่มีลักษณะจำกัด คือเป็นปัญหาการออกแบบกระบวนการทำงาน. อย่างไรก็ตามในกรณีนี้ เราต้องทราบรายละเอียดเกี่ยวกับนโยบาย, วัตถุประสงค์, บุคลากร, ทรัพยากร, ผลงานที่ต้องการ และ เครื่องมือสำหรับนำมาใช้ด้วย. ที่สำคัญเราต้องทราบว่าจะวัดผลการปฏิบัติงานนั้นได้อย่างไรว่ามีประสิทธิภาพและประสิทธิผลหรือไม่.

        สำหรับกรณีการอนุมัติเรื่องสำคัญ ๆ ต่าง ๆ นั้น เรื่องที่ต้องพิจารณาก็คือ: คณะกรรมการมีสิทธิอนุมัติเรื่องนั้นหรือไม่ นั่นคือ มีระเบียบรองรับให้อนุมัติได้หรือไม่. ข้อเสนอที่ให้อนุมัตินั้นมีข้อมูลพอเพียงสำหรับการพิจารณาหรือไม่. เป็นข้อเสนอที่สอดคล้องกับนโยบายหรือไม่, การดำเนินงานที่ผ่านมาได้รับการอนุมัติอย่างถูกต้องแล้วหรือไม่ และเป็นไปตามระเบียบที่กำหนดไว้หรือไม่. การอนุมัตินั้นมีความเสี่ยงด้านใดบ้าง, และความเสี่ยงนั้นจะทำให้เกิดผลกระทบอะไรบ้าง. ข้อสำคัญก็คือ หากเรื่องนั้นได้รับการอนุมัติแล้วจะทำให้หน่วยงานได้รับประโยชน์หรือเสียประโยชน์. เราต้องพิจารณาให้รอบคอบหลายเท่าหากทำให้หน่วยงานเสียประโยชน์. ความจริงการอนุมัติเรื่องสำคัญ ๆ นั้นมีเรื่องต้องพิจารณาอีกมากทีเดียว สุดแท้แต่เป็นเรื่องอะไร. เช่น การอนุมัติให้ยกเลิกสัญญากับคู่สัญญา เป็นเรื่องใหญ่ที่มีสัญญาและกฎหมายเข้ามาเกี่ยวข้องด้วย, การพิจารณาจ่ายเงินให้แก่ผู้รับจ้างตามงวดงานเป็นช่วง ๆ ก็มีประเด็นในด้านการตรวจรับว่าครบถ้วนถูกต้องหรือไม่, การพิจารณาเลื่อนตำแหน่งบุคลากรก็มีประเด็นเรื่องศักยภาพและความสามารถของบุคคล ฯลฯ.

        ความจริงแล้ว เรื่องเหล่านี้ ผมเชื่อว่าผู้บริหารส่วนใหญ่ก็ทราบอยู่แล้ว. จะยกเว้นก็แต่ผู้ที่อยู่ระหว่างการเรียนรู้และกำลังไต่เต้าขึ้นสู่ตำแหน่งสูง ๆ และไม่เคยเข้าประชุมสำคัญ ๆ มาก่อน. สำหรับผู้ที่ยังต้องเรียนรู้เช่นนี้ ผมขอเสนอให้จดบันทึกหัวข้อคำถามน่าสนใจสำหรับการประชุมแต่ละประเด็นเป็น Check list เก็บไว้ในสมุดหรือแฟ้ม Organizer หรือแม้แต่ในเครื่องคอมพิวเตอร์. เมื่อมีเรื่องพิจารณาก็ให้ลองพลิกไปดูคำถามเหล่านี้ เพื่อจะได้หาข้อมูลมาประกอบการพิจารณาได้ครบ.

        การสร้างฐานความรู้ส่วนตัวก็เป็นเรื่องสำคัญครับ. ผมขอแนะนำว่า เมื่อจบจากการประชุมแล้ว ให้ลองนึกทบทวนว่า เราได้เรียนรู้อะไรจากการประชุมนั้นบ้าง. หากท่านผู้อ่านได้เข้าร่วมประชุมกับผู้ที่มีความรู้และความสามารถสูงละก็ ท่านควรบันทึกคำพูด, ข้อคิด, การตั้งคำถาม, และ คำแนะนำจากท่านเหล่านั้นเอาไว้ในสมุดบันทึกของท่าน. โดยวิธีนี้จะทำให้เราได้เรียนรู้ตลอดเวลาแม้แต่กับช่วงที่น่าเบื่อระหว่างการประชุม. สำหรับผมเองนั้น นอกจากบันทึกเรื่องเหล่านี้แล้ว, ผมยังบันทึกหลังการประชุมด้วยว่า ผมเห็นด้วยหรือไม่เห็นด้วยกับมตินั้น. หากผมไม่เห็นด้วย ผมก็จะบันทึกว่าผมเห็นว่าควรทำอย่างไร. ต่อมาเมื่อมีการดำเนินการตามมติจนรู้ผลแล้ว ผมก็ย้อนกลับมาตรวจสอบตัวเองได้ว่าคิดผิดหรือไม่ผิดอย่างไร. นี่เป็นการเรียนรู้อย่างหนึ่งครับ.

        เป็นอันว่า คราวนี้แทนที่จะได้สวัสดี ผมกลับมาเขียนแนะนำการประชุมให้ท่านผู้อ่านทราบเสียแล้ว. ถ้าท่านใช้เป็นประจำอยู่แล้วก็ขออภัยที่ทำให้เสียเวลาอ่าน. แต่ถ้าหากท่านยังไม่เคยใช้ ก็ลองนำเทคนิคนี้ไปใช้ดูครับ แล้วลองสังเกตว่าท่านได้ประโยชน์จากการประชุมมากขึ้นหรือไม่ และความคิดของท่านเฉียบแหลมมากขึ้นหรือไม่.

        สวัสดีครับ.

ครรชิต มาลัยวงศ์