ย้อนคิดถึงเรื่องอีเมล

        ผมชอบยกตัวอย่างความผิดพลาดของผมเกี่ยวกับอีเมล์เรื่องหนึ่งมาเล่าให้นักศึกษาฟังบ่อยๆ เมื่อครั้งผมได้รับทุนฟุลไบรต์ไปเป็น Visiting Scholar ที่มหาวิทยาลัยแคลิฟอร์เนีย เบอร์กเลย์นั้น ก่อนไปผมรู้จักกับอาจารย์ทางด้านวิทยาการคอมพิวเตอร์ที่เบอร์กเลย์สองคน เมื่อเดินทางไปถึงแล้ว ดร. ไมเคิล สโตนเบรกเกอร์ อาจารย์ผู้สอนวิชาฐานข้อมูลก็เอื้อเฟื้อให้เทอร์มินัลผมมาต่อเข้ากับช่องเสียบระบบเครือข่ายในห้องทำงานของผมเครื่องหนึ่ง ผมใช้เวลาไม่นานก็ใช้อีเมลเป็น แต่นั่นแหละครับ ผมก็ไม่รู้จะไปส่งอีเมลถึงใคร เพราะเป็นผู้มาอยู่ใหม่ ยังไม่ค่อยรู้จักใครมากนัก ดังนั้นบางวันผมก็เลยไม่ได้เปิดอีเมลอ่าน

        หลังจากผมมาอยู่ได้สักสองสัปดาห์แล้ว วันจันทร์ของสัปดาห์ที่สามผมก็เข้าไปนั่งทำงาน และ เปิดอีเมลอ่าน แล้วผมก็แทบสิ้นสติ เพราะอีเมลนั้นเชิญให้ผมไปงานต้อนรับตัวผมเองที่บ้านของไมเคิล เมื่อวันศุกร์ที่แล้ว โดยเขาเชิญอาจารย์อีกหลายคนไปเลี้ยงด้วย แต่เมื่อวันศุกร์ผมไม่ได้เปิดอ่านอีเมล ดังนั้นจึงกลายเป็นความผิดพลาดอย่างใหญ่หลวงที่ผมต้องไปขอโทษ ไมเคิล และเพื่อนอาจารย์อื่นๆ ในความล้าหลังที่ไม่ได้ปฏิบัติตนตามวัฒนธรรมอิเล็กทรอนิกส์

        ตั้งแต่นั้นเป็นต้นมา ผมก็เลยเกิดนิสัยที่ต้องเปิดอีเมลอ่านเป็นประจำทุกวัน และแน่นอนครับ ผมพยายามตอบทุกคนที่ส่งอีเมลมาถึงผม ยกเว้นแต่พวกโฆษณา และ สะแปม

        เรื่องอีเมลนั้นเวลานี้เป็นเครื่องมือสื่อสารที่สำคัญมาก แต่ผมคิดว่าเรายังใช้กันไม่ค่อยจะถูกต้องหรือมีประสิทธิภาพเท่าใดนัก ดังนั้นวันนี้จึงขอนำเรื่องนี้มาคุยเปิดประเด็นให้คิดกันสักหน่อย

        เรื่องแรกสุดก็คือ การสร้างวัฒนธรรมการอ่านและการตอบอีเมล เพื่อนรุ่นเดียวกับผมนั้นเกษียณอายุกันหมดมาสองปีแล้ว หลายคนใช้เวลาหลังเกษียณศึกษาหาความรู้บ้าง เขียนหนังสือบ้าง หาความเพลิดเพลินจากกีฬากอล์ฟบ้าง และพยายามสร้างความเป็นปึกแผ่นเหนียวแน่นด้วยการติดต่อสื่อสารกันทางอีเมล ปัญหาก็คือ เพื่อนหลายคนไม่ได้สนใจอินเทอร์เน็ตจึงไม่สามารถติดต่อกันทางอีเมลได้ เพื่อนอีกหลายคนมีอีเมลแต่ไม่ได้เปิด และอีกหลายคนเปิดแต่ไม่ตอบ พฤติกรรมเหล่านี้เป็นธรรมชาติของผู้มีวัยสูงอายุ แต่ขณะเดียวกันก็ทำให้ประธานรุ่นของผมหงุดหงิดมาก เพราะไม่ทราบว่าเพื่อนได้รับข่าวสารที่เขาส่งไปหรือไม่ ด้วยเหตุนี้เอง ผมจึงอยากจะฝากบอกว่า การใช้อีเมลให้เกิดประโยชน์นั้นท่านจะต้องเริ่มด้วยการสร้างวัฒนธรรมในการอ่านและการตอบอีเมล จะตอบตอนเช้าหลังตื่นนอน หลังอาหารเช้า หรือก่อนนอนก็ได้ แต่ควรทำเป็นประจำทุกวัน และควรตอบอีเมลที่ส่งมาถึงท่านเพื่อแจ้งข่าวสาร หรือ เรื่องราวที่ค่อนข้างเป็นเรื่องส่วนตัว แต่ไม่ต้องตอบอีเมลโฆษณาหรือสะแปม ความจริงไม่ควรเปิดด้วยซ้ำถ้าหากเห็นชื่อคนส่งแปลกๆ หรือชื่อเรื่องแปลกๆ

        เรื่องที่สองก็คือ การตั้งหัวข้ออีเมลนั้น ควรบอกให้รู้ไปเลยว่าเป็นข่าวสารอะไร เพราะบางคนไม่ค่อยมีเวลาที่จะอ่านรายละเอียด ก็จะได้อ่านจากหัวข้อ อย่าเขียนสั้นๆ เช่น Hello, Hi, สวัสดีครับหรือค่ะ หรืออะไรทำนองนี้ที่ไม่ได้บอกสาระของเนื้อหา

        เรื่องที่สามก็คือ การเขียนอีเมลนั้นก็มีสไตล์ และระเบียบการเขียนที่แสดงความสุภาพของผู้ส่งด้วย ผมยังคงชอบสไตล์ที่ใส่คำว่า Dear เช่น Dear Michael หรือ สวัสดีครับคุณเพียงฟ้า มันให้ความรู้สึกที่ดีกว่าเริ่มต้นด้วยพารากราฟที่เป็นเนื้อหา ขณะเดียวกันก็ใช้เป็นเครื่องตรวจสอบสำหรับผู้รับได้ด้วยว่านี่เป็นอีเมลถึงตัวเขาหรือเปล่า นอกจากนั้นเมื่อจบก็ควรจะใส่คำสุภาพปิดท้าย เช่น Best regards หรือ สวัสดี, นับถือ, หรือ ข้อความสุภาพอื่นๆ อีกครั้งหนึ่ง จากนั้นจึงตามด้วยชื่อ มีคนที่ผมไม่รู้จักหลายคนส่งอีเมลมาถึงผม โดยไม่บอกว่าเขาเป็นใครและทำอะไร แต่ขอให้ผมช่วยอธิบายเรื่องต่างๆ ให้เขาทราบ แบบนี้ผมก็จะไม่ยอมตอบ เพราะถือว่าไม่มีสัมมาคารวะ

        เรื่องที่สี่ก็คือ อย่าส่งภาพ, แฟ้ม PowerPoint หรือ วีดิโอไปพร้อมอีเมลเลยครับ เพราะจะเปลืองเนื้อที่เก็บมาก และผู้รับหลายคนอาจจะไม่ได้ใช้บริการอีเมลจากผู้ให้บริการที่ใจดีเหลือหลาย แต่เป็นอีเมลของบริษัทซึ่งมีเนื้อที่เป็น inbox ที่มีขนาดจำกัดมาก ดังนั้นเขาอาจจะรับไม่ได้ หรือไปทำให้กล่องรับข้อความของเขาเต็มจนรับอีเมลของคนอื่นไม่ได้ ถ้าจะให้ดีควรส่งชื่อเว็บไปให้เขาในแบบ HTML เพื่อให้ผู้รับคลิกไปเปิดอ่านเองจะดีกว่า

        เรื่องที่ห้าก็คือ อย่าพยายามส่งอีเมลให้เป็นจดหมายลูกโซ่เลยครับ ผมยอมรับว่าอีเมลบางเรื่องอาจจะเป็นเรื่องที่เกี่ยวกับผู้เดือดร้อนจริงๆ และต้องการขอความช่วยเหลือ เช่นต้องการเลือดด่วน หรือต้องการเงินไปใช้ในการผ่าตัดด่วน แต่การส่งอีเมลมาแล้วขอให้ส่งต่อ โดยบอกว่าส่งแล้ว AOL จะให้เงินเขา 39 เซนต์นั้น ผมคิดว่าไม่น่าเชื่อ และเสียเวลาที่ผมจะต้องมาอ่านเรื่องไม่เป็นเรื่องอีกต่างหาก จดหมายลูกโซ่ฉบับแรกนั้นผมเคยได้รับเมื่อ 50 ปีมาแล้ว แล้วก็รับเรื่อยๆ มา แต่ไม่มากนัก ผมโยนทิ้งไปทุกครั้งแหละครับ แต่ไม่เคยเกิดปัญหาอะไรกับผมเหมือนที่คนเขียนแช่งไว้ในจดหมาย

        ครับ... วันนี้ผมลองเสนอแนวคิดเปิดประเด็นเรื่องอีเมลมาให้คิดกันเพียงห้าข้อ เพื่อที่เราจะได้ใช้อีเมลให้เป็นประโยชน์ได้อย่างแท้จริง และเพื่อที่เราจะได้มีวัฒนธรรมการใช้อีเมลอย่างถูกต้องครับ